< Terug

Tips & tricks

Werken met de programma’s in Microsoft Office is voor veel mensen vanzelfsprekend. Vaak hebben ze zichzelf de standaard functionaliteiten aangeleerd en kunnen ze daar prima mee uit de voeten in hun dagelijkse werkzaamheden. Er zijn echter handige, snelle handelingen die je kunt uitvoeren en die ervoor zorgen dat sneller werkt en je documenten naar het volgende level tilt.

Word

Met Word maak je werkstukken, boekverslagen en verwerkingsopdrachten. Wil je een mooier resultaat in minder tijd? Volg deze tips:

• Maak gebruik van ‘stijlen’ (in het tabblad ‘Start’) in je werkstuk. Als je al je kopjes en subkopjes in deze manier opmaakt, kun je als je klaar bent supersnel een inhoudsopgave maken (via ‘Inhoudsopgave’ in het tabblad ‘Verwijzingen’).
• Op zoek naar een (bij)baan? Dan is het belangrijk dat je een goede eerste indruk maakt met je CV. In Word vind je verschillende templates, waarmee je in een handomdraai een prachtig CV opstelt. Je hoeft alleen de lege plekken in te vullen en Word doet de rest. Ga naar ‘Bestand’, kies ‘Nieuw’, zoek op ‘cv’ en kies een template dat bij je past.
• Door gebruik te maken van een thema tover je je saaie bestand in één klik om in een prachtig opgemaakt document. Je kunt ook rustig kijken welk thema je het leukste vindt, want zodra je een thema aanklikt past Word het thema automatisch toe. Kies ‘ontwerpen’ en vervolgens ‘Thema’s’.
• Deze tip is superhandig voor iedereen, maar vooral voor dyslectici. Wist je dat de versie van Word die in Office 365 is opgenomen jou teksten kan voorlezen? Het programma geeft ook aan welk woord het voorleest, zodat je zelf makkelijk kunt meelezen. Het werkt zo: zet het document dat je voorgelezen wilt krijgen open, klik ‘Controleren’ en vervolgens ‘uitspreken’. Met ‘Play’ en ‘Pauze’ kun je de tekst uit laten spreken en onderbreken.
• Ben je bezig met een boekverslag voor Duits of Frans? Dan kan de vertaal-functie in Word van pas komen. Je kunt kiezen of je je hele document wilt laten vertalen of slechts een gedeelte. Klik ‘Controleren’ en ‘Vertalen’. Selecteer vervolgens de talen die je wilt gebruiken; et c’est fait (dat betekent volgens Microsoft translate ‘en klaar is Kees’).

Excel

• Met de optie ‘Snel aanvullen’, vul je je kolommen heel snel en gemakkelijk. Als je bijvoorbeeld de voor- en achternaam die in één kolom staan wilt scheiden, dan snapt Excel dat. Je hoeft in de kolom waar je alleen de voornamen wilt plaatsen alleen een paar voornamen te typen en dan vult Excel de rest van zelf aan als je op enter drukt.
• Het typen van de combinatie Ctrl + T tovert je lijstje met gegevens om in een Excel-grafiek inclusief filters. Wil je van elke kolom de totalen toevoegen, dan hoef je geen som-formule in te voegen, maar dan kun je gewoon Ctrl + Shift + T typen.
• Wil je de gegevens uit je tabel presenteren in een grafiek dan is dat zó gedaan als je gebruik maakt van de toetsencombinatie Alt + F1

PowerPoint

• Een PowerPoint-presentatie met allen tekst en plaatjes is zóóó 2017. Wil je je presentatie lekker vlot en dynamisch maken, gebruik dan filmpjes! Het is heel makkelijk: kopieer de invoegcode van het youTube-filmpje dat je wilt gebruiken via de functie ‘Delen, selecteer in PowerPoint vervolgens de optie ‘Invoegen’ > ‘Video’> Onlinevideo. Daarna kun je de invoegcode plakken en kun je de video op de PowerPoint-dia invoegen.
• Je kunt PowerPoint niet alleen gebruiken om als leidraad van je presentatie te dienen, maar je kunt er ook een instructiefilmpje mee maken. Wil je een klasgenoot bijvoorbeeld uitleggen hoe hij een nieuw computerprogramma moet gebruiken, laat het hem dan zien door je scherm op te nemen met PowerPoint. Klik op ‘Invoegen’ en vervolgens op ‘Schermopname beginnen’.
• Is de presenter, afstandsbediening of laserpointer weer eens zoek? Gebruik je smartphone dan! Je kunt dit doen door de PowerPoint-app op je telefoon te zetten en dan met behulp van de HDMI-adapter verbinding te maken tussen je telefoon en de projector. Dit kan met een iPhone, Android- en Windows-phone.
• Wil je je presentatie houden, zonder dat je steeds de slides door hoeft te klikken, of wil je een presentatie geven waar je al tekst onder hebt ingesproken? Dat kan! Klik ‘Bestand’ > ‘Exporteren’ > ‘Een video maken’ en neem de video van de presentatie op.